Beheersing
Voor de beheersing van belangrijke bedrijfsprocessen is een internal control framework en tax control framework opgezet. Hiermee wordt de beheersing geformaliseerd en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en verantwoording verhoogd. Om inzicht te verschaffen in de effectiviteit van de control frameworks wordt middels periodieke interne monitoring beoordeeld of deze in opzet, bestaan en werking functioneren zoals beschreven. Gedurende 2019 heeft een gegevensgerichte controle plaatsgevonden op het tax control framework inzake omzetbelasting en loonheffingen. Voortgang op geconstateerde verbeterpunten wordt middels de kwartaalrapportage periodiek gemonitord. De partieel roulerende monitoringwerkzaamheden inzake energiekosten, OZB en P&O hebben doorloop naar 2020.
Hiernaast worden meerdere interne controles uitgevoerd. Onder meer binnen Techniek worden periodiek audits uitgevoerd voor de ISO-certificering. Op het gebied van personeel hebben interne controles plaatsgevonden op de verzuimprocedures voor de RET als geheel en de periodieke risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) binnen enkele exploitatie-afdelingen. Naast de interne beheersingsmechanismen hebben gedurende het verslagjaar ook externe audits plaatsgevonden, zowel periodieke audits als audits op ad-hoc basis. Hierbij valt onder meer te denken aan compliance audits door Inspectie Leefomgeving en ILT, DCMR en SZW. Tevens hebben externe onderzoeken plaatsgevonden naar de kwaliteit (volledigheid) van de door de RET uitgevoerde risico-inventarisatie en evaluatie op de Kleiweg, alsmede het informatie- en archiefbeheer gericht op de naleving van de wettelijke regels voor alle informatie voor de werkprocessen. Uit de inspectie op het informatie- en archiefbeheer is gebleken dat de RET in geringe mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Met de gemeente Rotterdam is afgesproken dat de RET binnen twee jaar opvolging geeft aan de bevindingen. Vanuit de Gemeente wordt meegedacht over de aanpak.
Noemenswaardig zijn het onderzoek door DCMR naar de vloer bij de tanklocatie voor vervangend vervoer in Maasluis en het onderzoek door SZW naar aanleiding van asbest op station Stadhuis, die in 2019 hebben plaatsgevonden. Er zijn nog geen uitspraken gedaan naar aanleiding van beide onderzoeken.
Gedurende 2019 is niet geconstateerd dat er significante tekortkomingen aanwezig waren in de interne beheersingsstructuur. Er is geen aanleiding om te concluderen dat de interne beheersingssystemen niet naar behoren hebben gefunctioneerd.
Internal Audit
De Internal Audit Functie verschaft aan de directie van de RET aanvullende zekerheid ten aanzien van de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en haar governance processen. Dit gebeurt door op een systematische wijze organisatiebrede, onafhankelijke en objectieve interne audits (onderzoeken) uit te voeren. De uitkomsten van de audits helpen om processen en werkwijzen te evalueren, zodat we waar nodig verbeteracties kunnen nemen.
In 2019 zijn audits uitgevoerd op het betalingsproces, het concessiemanagement, beheersing rondom inzetbaarheid en de (naleving van de) AVG en de Bedrijfscode. Daarnaast is onder meer vastgesteld in hoeverre in het verslagjaar opvolging is gegeven aan eerder uitgevoerde audits. Naar aanleiding van de bij de audits geconstateerde risico’s heeft het management acties geformuleerd of gebeurt dit in 2020. Deze acties worden periodiek gemonitord als onderdeel van de reguliere plannings- en controlcyclus en dragen bij aan betere beheersing van de bedrijfsprocessen.
Externe accountant
De accountant heeft de ‘managementletter’ naar aanleiding van zijn onderzoek naar de processen die van belang zijn voor het jaarrekeningtraject gepresenteerd aan de directie, de auditcommissie en de RvC.
Klokkenluidersregeling
De RET heeft een klokkenluidersregeling en overlegt periodiek dilemma´s in de commissie Integriteit. De klokkenluidersregeling is verankerd in de CAO. Met behulp van deze regelingen en de interne handhaving heeft de directie een transparant kader geschetst voor gewenste integriteit en openheid binnen de organisatie.