Projectbeheersing
De directie is verantwoordelijk voor het inrichten, handhaven en monitoren van een adequate projectbeheersing. Uit hoofde van projectbeheersing is Prince2 als projectmethodiek aangenomen en wordt toegepast op alle projecten die worden opgestart. Alle betrokkenen (projectmanagers, medewerkers) hebben een opleiding gekregen in deze methodiek. Een nieuw project mag alleen worden geleid door een projectmanager die minimaal Prince2 Foundation is gecertificeerd. Daarnaast moeten in alle projecten de RET-templates en procedures worden toegepast. Om ten aanzien van de totale onderhanden projectenportefeuille in control te blijven is de RET doorgegaan op de ingeslagen weg. De volgende maatregelen zijn getroffen:
- Maandelijkse reviews vinden plaats op ieder afzonderlijk project. Tijdens die reviews wordt specifiek gelet op eventuele risico’s in termen van geld, doorlooptijd en scope. Projecten die mogelijk tot een risico zouden kunnen leiden, zijn hiermee vroegtijdig in beeld;
- Ieder project bevat duidelijke meetpunten en is voorzien van een planning. De totale verzameling projecten (portfolio) wordt bestuurd overeenkomstig de Prince2 methodiek, via decentrale platforms en een centraal platform;
- Naast de maandelijkse reviews wordt inzake de deelportfolio’s tweemaandelijks de stand van zaken in de Project Management Board besproken op de aspecten risico´s, benefits, issues, planning en financiën, en waar nodig bijgestuurd. Deze methodiek heeft inmiddels positieve effecten opgeleverd;
- De geleerde lessen worden centraal bewaakt in registers. Aan de hand van die registers trekken wij lering en passen we geleerde lessen toe in nieuwe projecten;
- Met behulp van een ketenrapportage die wordt opgesteld voor de meerderheid van de projecten, is vroegtijdig inzicht en besturing verkregen over toekomstige oplevering en de financiële afsluiting van projecten. Hiermee is de nadrukkelijke samenwerking tussen financiën en projectrealisatie het uitgangspunt.
Om vast te stellen dat de Prince2 methodiek volledig en RET-breed wordt nageleefd, wordt jaarlijks een audit uitgevoerd door een geaccrediteerd Prince2 auditor. Vrijwel alle projecten worden uitgevoerd door het ingenieursbureau. In de audit 2019 is bevestigd dat de RET hierbij de Prince 2 programma organisatie daadwerkelijk geïmplementeerd en geborgd heeft op maturity level 3. Dit geldt tevens voor de Infra projecten. De projecten van Exploitatie, Staven, Vlootmanagement en Portfolio management zitten op maturity level 2. Door de onafhankelijke auditor is geconstateerd dat de RET overall maturity level 2 realiseert en daarmee als geheel optimaal in ontwikkeling is en in control is over de uitgevoerde projecten en programma’s in het RET portfolio-management. In het eerste kwartaal van 2020 houdt de RET een evaluatie van het auditproces. Daarna wordt bepaald hoe de RET hiermee verder gaat.
Voor de projectbesturing is een ‘governance’ model in werking. Dit model heeft als doel ervoor te zorgen dat op directieniveau volledige informatie beschikbaar is ten aanzien van de totale projectportefeuille over risico’s, voortgang en de bijdrage die projecten leveren aan de organisatiedoelstellingen.