Risicomanagement
Risicomanagement maakt integraal onderdeel uit van onze reguliere bedrijfsvoering. Hierbij wordt een evenwicht gezocht tussen duurzaamheid, sociale aspecten, de bedrijfsresultaten en de risicocapaciteit. Gezien onze maatschappelijke functie en de wijze van financiering van het openbaar vervoer in het algemeen, zijn wij terughoudend in het nemen van risico’s.
In de management controlcyclus worden de risico’s met mogelijke strategische impact ieder jaar geïnventariseerd en per trimester geëvalueerd. Het directieteam en de Auditcommissie worden periodiek over de mate van risicobeheersing geïnformeerd.
Op een lager, operationeel niveau worden jaarlijks operationele en financiële doelstellingen afgestemd, zowel op bedrijfs- als afdelingsniveau. Periodiek wordt door de verantwoordelijke managers en directeuren over de realisatie van deze doelstellingen gerapporteerd, op basis waarvan eventueel bijsturing kan plaatsvinden. Tevens worden periodiek de risico’s met een financiële impact beoordeeld. Managers leggen verantwoording af bij de prestatiegesprekken en Control maakt een rapportage voor het directieteam en de RvC als integraal onderdeel van de plannings- en controlcyclus. Bij het beoordelen van de risico’s schatten wij de waarschijnlijkheid van de gebeurtenis en de mogelijke impact van een risico in.
In 2022 zijn stappen gezet in het verder ontwikkelen en inbedden van risicomanagement binnen de RET. Het proces voor operationeel risicomanagement is uitgewerkt, diverse awareness sessies hebben plaatsgevonden. Daarnaast zijn de reguliere werkzaamheden, zoals de jaarlijkse risico-inventarisatie en de trimester evaluaties uitgevoerd. Tevens is de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen beoordeeld. De benodigde vervolgstappen maken onderdeel uit van het plan van aanpak voor het afgeven van een In Control Statement.
Strategische risico’s
Met betrokkenheid van managers en het directieteam zijn de strategische risico’s vastgesteld. In totaal zijn 24 strategische risico’s onderkend, waarvan in tabel 1 de zeven focusrisico’s zijn opgenomen. Ten opzichte van 2021 vallen de risico’s van een uitbraak van een epidemie / pandemie en de verlieslatende concessie van de bus buiten de focusrisico’s.
De geïnventariseerde strategische risico's en de bijbehorende beheersingsmaatregelen worden jaarlijks door de RvC behandeld.
Operationele risico’s
Bij de inventarisatie van de strategische risico’s zijn tevens negen strategische risico’s vastgesteld die de operationele processen van de RET raken. In de tweede tabel zijn de drie belangrijkste strategische risico’s opgenomen die onze operationele processen raken.
|
Strategische risico’s |
Omschrijving |
Beheersmaatregel(en) |
|
Ziekteverzuim personeel |
RET’ers zijn gemiddeld relatief oud. Leeftijd heeft een grote invloed op verminderd werkvermogen. Medewerkers met een slecht werkvermogen verzuimen vaker. De huidige roosters en diensten vallen bij sommige medewerkers zwaar. |
In het bedrijfsplan 2022 is volop ingezet op de ‘medewerker’. Ten aanzien van verzuim zijn er afdelingsspecifieke plannen gemaakt om het verzuim te verlagen. Overige voorbeelden:
|
|
ICT
|
Er is een toenemende behoefte van onze reizigers, onze opdrachtgever MRDH en onze interne organisatie aan een professionele ondersteuning op (datagedreven) digitaliseringsvraagstukken. De afhankelijkheid van Information Technology (IT) en Operational Technology (OT) wordt sterker. |
Business en ICT werken samen in de automatiseringsketen aan de professionalisering van de ICT-dienstverlening. Belangrijk onderdeel is de uitvoering van het ICT backbone programma. |
|
Operational Excellence Techniek
|
Het doorvoeren van operational excellence in infrastructuur en vloot, is een grote kans (langer in de vaart houden van de vloot, verlengen levensduur, verlagen operationele kosten) maar ook een bedreiging als de RET zich niet realiseert dat de klant mogelijk niet gebaat is bij het (te) lang operationeel houden van vervoersmiddelen. Verouderde vervoersmiddelen kunnen technologische en vervoersinnovatie tegenhouden. |
Onderstaande trajecten dragen bij aan het doorvoeren van Operational Excellence Techniek:
|
|
Verandervermogen en flexibiliteit |
RET is niet te allen tijde flexibel genoeg om zich aan te passen aan de wijzigende behoefte van de reiziger. |
Op een aantal belangrijke posities zijn mensen van buitenaf aangetrokken om de veranderkracht te verbeteren. De vernieuwde Secure Based Leadership training en de follow up daarvan draagt positief bij. Daarnaast werkt RET toe naar een realisatiebesluit voor de Assets van de Toekomst. Tevens is het aantal prioriteiten in het bedrijfsplan teruggebracht. |
|
Cyperbedreigingen |
Bedreigingen op het gebied van Cyber Security. |
Het programma Cyber Security verkleint het risico op het gebied van data privacy, cyber security en vergroot de digitale veiligheid door het in gang zetten en bestendigen van een manier van werken en denken en het nemen van maatregelen. |
|
In- en uitstroom personeel |
De komende grote uitstroom/verloop van (ouder) personeel. De schaarste van nieuw personeel en onvoldoende opleidingscapaciteit voor nieuw personeel en de aantrekkelijkheid (bijv. arbeidsvoorwaarden) van RET als werkgever. |
Vanuit P&O zijn er meerdere initiatieven die bijdragen aan het beheersen van dit risico. Voorbeelden:
|
|
Financieel Continuïteitsrisico |
Lagere reizigersinkomsten dan begroot als gevolg van corona en het blijvend thuiswerken na corona. Stijgende energieprijzen en een beperkt (financieel) vangnet vanuit de overheid. |
Realiseren van besparingen en het inzetten op het herijken van de concessies met de opdrachtgever (MRDH). Overleg voeren met stakeholders over het (financieel) vangnet. Inzetten van acties om de gevolgen van de stijging van energieprijzen te beteugelen. Uiteindelijke resultaat is een plan met voldoende financiële dekking voor de toekomst. |
|
Operationele risico's |
Omschrijving |
Beheersmaatregel(en) |
|
Terrorisme |
Dit betreft het risico op een terroristische aanslag op één of meerdere metrostations met langdurige uitval en veel slachtoffers tot gevolg. |
De RET staat in nauw contact met de politie, het OM en de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) en heeft intern een Safety Board ingericht. Daarnaast heeft de RET diverse procedures die de gevolgen van een terroristische aanslag trachten te beperken. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Energietekorten, hoge energieprijzen en marktomstandigheden energievoorzieningen |
Het huidige kostenniveau van brandstof en het gebrek aan voldoende interne kennis op het gebied van energievoorziening zijn een bedreiging. De beschikbaarheid van elektriciteit is een aandachtspunt. |
Er zijn meerdere initiatieven die bijdragen aan het beheersen van dit risico. Voorbeelden:
|
|
Uitbraak van een epidemie/ pandemie |
n.v.t. |
Maatregelen die zijn genomen betreffen o.a. de inwerkingtreding van het crisisteam, bijwonen overleggen van de brancheorganisatie OV-NL, de beschikbaarheidsvergoeding OV (BVOV) en coronaproof werkomgeving. |
Frauderisico’s
De RET wil zowel een integere organisatie zijn, als een betrouwbare partner voor mobiliteit in onze regio. Uitgangspunt is de goede trouw van haar medewerkers, relaties en reizigers. Helaas is dit vertrouwen niet altijd gerechtvaardigd. Fraude is voor de RET een vorm van integriteitsschending. Als RET verwachten we van onze medewerkers dat zij integriteitsschendingen altijd voorkomen en tolereren geen enkele vorm van fraude.
Onze uitgangspunten zijn geformaliseerd in het RET-fraudebeleid. Het doel van dit beleid is het geven van een kader voor het juiste gedrag op het gebied van fraudebeheersing. De RET heeft een bedrijfscode met een klokkenluidersregeling, integriteit- en gedragscommissie, vertrouwenspersonen, screeningsprocedures en andere periodieke scans om fraude zoveel mogelijk te voorkomen of tijdig te signaleren. Het beleid geeft aan wat wij onder fraude verstaan, hoe wij hiermee omgaan en hoe de verantwoordelijkheden in dit proces zijn geregeld. Daarnaast biedt het een concrete systematiek, waarmee het risico op fraude op een gedegen wijze wordt beoordeeld en een passende risicoreactie wordt gekozen.
Om frauderisico’s tijdig te signaleren wordt jaarlijks een frauderisico-analyse uitgevoerd waarbij een inschatting wordt gemaakt van de potentiële frauderisico’s, rekening houdend met bestaande beheersmaatregelen en het fraudebeleid. De frauderisico-analyse 2022 heeft geleid tot ‘big’ frauderisico’s in de categorieën: opbrengsten, financiële verantwoording, cybercrime, verduistering van voorraad en de integriteit van leveranciers. We hebben goede stappen gemaakt op het gebied van awareness, soft controls, communicatie en leiderschap binnen de organisatie. Om de resterende risico’s naar een conform het fraudebeleid acceptabel niveau terug te brengen, zijn gedurende 2022 wederom diverse actiehouders aangewezen. Het directieteam monitort de voortgang middels de trimesterrapportage.
Risico’s financiële instrumenten
Het gebruik van financiële instrumenten hangt samen met de operationele activiteiten. Financiële instrumenten zijn beperkt tot liquide middelen, debiteuren- en overige vorderingen, crediteuren- en overige kortlopende schulden. Er wordt geen gebruik gemaakt van afgeleide financiële instrumenten.
Renterisico
De gebruiksvergoedingen die verschuldigd zijn aan RET Infrastructuur B.V. en RET Railgebonden Voertuigen B.V. voor het gebruik van infrastructuur en materieel omvatten de kapitaallasten, waaronder rentelasten. Infrastructuur en materieel zijn gefinancierd met langlopende financieringen met een vaste rente, derhalve is het renterisico beperkt.
Kredietrisico
Het maximale kredietrisico komt overeen met de in de balans opgenomen activa en betreft met name het bedrag aan vorderingen onder financiële vaste activa en vorderingen. Er zijn voorzieningen getroffen voor mogelijke oninbaarheid. In het verleden hebben op beperkte schaal afboekingen plaatsgevonden op vorderingen. Het kredietrisico wordt beperkt geacht en wordt beheerst door onder meer adequaat debiteurenbeheer.
Liquiditeitsrisico
Beheersing van het liquiditeitsrisico vindt plaats door te streven naar voldoende liquiditeitsbuffer en door zorg te dragen voor voldoende cashflow. Beheersing van de cashflow vindt plaats door strikt cashflowmanagement, door het plannen van nieuwe investeringen, alsmede door actief management van het werkkapitaal. RET N.V. heeft een rekening-courantpositie met verbonden partijen met trekkingsrecht bij de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, waardoor er toegang is tot kapitaal. Op deze manier is de continuïteit van de vennootschap gewaarborgd.
Het liquiditeitsrisico op lange termijn wordt gevormd door de mate van zekerheid dat RET over een termijn langer dan 1 jaar aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen. De reguliere operatie kan worden gefinancierd vanuit de exploitatiebijdragen, steun van het Rijk en besparingsmaatregelen. Het liquiditeitsrisico bestaat uit voorfinanciering van projecten en investeringen. Wij monitoren de impact van investeringsbegrotingen op de verwachte cashflow positie. Naast het herfinancieren van onze onderhanden projecten is financiering nodig bij het vervangen van de bussen voor de concessie Bus.
Valutarisico
Er worden geen transacties gedaan in buitenlandse valuta. Derhalve wordt geen valutarisico gelopen.