Programma- en projectbeheersing
Het directieteam is verantwoordelijk voor het inrichten, handhaven en monitoren van een adequate programma & projectbeheersing. Uit hoofde van programma & projectbeheersing is PRINCE2 als projectmethodiek aangenomen en wordt zij toegepast op alle projecten die worden opgestart. Alle betrokkenen (projectmanagers, medewerkers) hebben een opleiding gekregen in deze methodiek. Een nieuw project mag alleen worden geleid door een projectmanager die minimaal PRINCE2 Foundation is gecertificeerd. Daarnaast moeten in alle projecten de RET-templates en -procedures worden toegepast.
Om ten aanzien van de totale onderhanden projectenportefeuille in control te blijven, heeft de RET de volgende maatregelen getroffen:
- Maandelijkse reviews vinden plaats op ieder afzonderlijk project. Tijdens die reviews wordt specifiek gelet op eventuele risico’s in termen van geld, doorlooptijd en scope. Projecten die mogelijk tot een risico kunnen leiden, zijn hiermee vroegtijdig in beeld;
- Ieder project bevat duidelijke meetpunten en is voorzien van een planning. De totale verzameling projecten (portfolio) wordt bestuurd overeenkomstig de PRINCE2 methodiek, via PMB en stuurgroepen;
- Naast de maandelijkse reviews wordt inzake de deelportfolio’s tweemaandelijks de stand van zaken in de Project Management Board besproken op de aspecten risico’s, benefits, issues, planning en financiën en waar nodig bijgestuurd. Deze methodiek heeft inmiddels positieve effecten opgeleverd;
- De geleerde lessen worden centraal bewaakt in registers. Aan de hand van die registers trekken wij lering en passen we geleerde lessen toe in nieuwe projecten;
- Met behulp van een ketenrapportage die wordt opgesteld voor de meerderheid van de projecten, is vroegtijdig inzicht en besturing verkregen over toekomstige oplevering en de financiële afsluiting van projecten. Hiermee is de nadrukkelijke samenwerking tussen financiën en projectrealisatie het uitgangspunt.
In 2022 is gewerkt aan het verbeteren van portfolio management. De verbeteringen zullen in 2023 zijn beslag krijgen. Ook is er een pilot uitgevoerd om de kansen in de omgeving Rotterdam beter te benutten en de risico's bij deze projecten te verminderen.