Programma- en projectbeheersing
De directie is verantwoordelijk voor het inrichten, handhaven en monitoren van een adequate programma & projectbeheersing. Uit hoofde van programma & projectbeheersing is PRINCE2 als projectmethodiek aangenomen en wordt zij toegepast op alle projecten die worden opgestart. Alle betrokkenen (projectmanagers, medewerkers) hebben een opleiding gekregen in deze methodiek. Een nieuw project mag alleen worden geleid door een projectmanager die minimaal PRINCE2 Foundation is gecertificeerd. Daarnaast moeten in alle projecten de RET-templates en -procedures worden toegepast. Om ten aanzien van de totale onderhanden projectenportefeuille in control te blijven, is de RET doorgegaan op de ingeslagen weg. De volgende maatregelen zijn getroffen:
- Maandelijkse reviews vinden plaats op ieder afzonderlijk project. Tijdens die reviews wordt specifiek gelet op eventuele risico’s in termen van geld, doorlooptijd en scope. Projecten die mogelijk tot een risico kunnen leiden, zijn hiermee vroegtijdig in beeld;
- Ieder project bevat duidelijke meetpunten en is voorzien van een planning. De totale verzameling projecten (portfolio) wordt bestuurd overeenkomstig de PRINCE2 methodiek, via decentrale platforms en een centraal platform;
- Naast de maandelijkse reviews wordt inzake de deelportfolio’s tweemaandelijks de stand van zaken in de Project Management Board besproken op de aspecten risico’s, benefits, issues, planning en financiën, en waar nodig bijgestuurd. Deze methodiek heeft inmiddels positieve effecten opgeleverd;
- De geleerde lessen worden centraal bewaakt in registers. Aan de hand van die registers trekken wij lering en passen we geleerde lessen toe in nieuwe projecten;
- Met behulp van een ketenrapportage die wordt opgesteld voor de meerderheid van de projecten, is vroegtijdig inzicht en besturing verkregen over toekomstige oplevering en de financiële afsluiting van projecten. Hiermee is de nadrukkelijke samenwerking tussen financiën en projectrealisatie het uitgangspunt.
Om vast te stellen dat de PRINCE2 methodiek volledig en RET-breed wordt nageleefd, wordt jaarlijks een audit uitgevoerd door een geaccrediteerd PRINCE2/P3M3 auditor. In 2021 is een volledige audit uitgevoerd. Voor 2021 heeft de auditor vastgesteld dat RET het niveau van 2019 en 2020 verder heeft verbeterd en verder geoptimaliseerd. Voor de exploitatie projecten is het niveau gestegen naar maturity level 3. Voor de projecten van Techniek en de projecten en programma’s bij SP&P is maturity level 3 gelijk gebleven ten opzichte van 2020 met een significante verbetering op onderdelen. Voor Portfoliomanagement is in deze audit vastgesteld dat de PRINCE2 methodiek daadwerkelijk geïmplementeerd en geborgd is op maturity level 2.